كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني لعملك بطريقة صحيحة

عنوان البريد الإلكتروني.
اختيارك لعنوان الرسالة يجب أن يحصل على اهتمام القارئ، البعض يتلقى مئات الرسائل في بريدهم الإلكتروني في اليوم ومن الصعب أن يقوم بقراءتها جميعها فهو على الأرجح سيقلب العنواين ويقرأ ما يراه مهماَ بالنسبة له.
لذلك فإن عنوان البريد المثالي يجب أن يكون مختصراً واضحاً لنص الرسالة نفسها. ولا يتجاوز من 5 الى 8 كلمات وهذا يضمن عادة ظهور نص العنوان كامل للقارئ.

أمثلة لعناوين جيدة
1.شحنة الكتب ستصلك الأحد 9/8 الساعة 9ص
2. تم ايجاد حل مشكلة الصوت في حاسوبك
3. اجتماع البنك 8/6 الساعة 8م هل ستحضر؟
أمثلة لعناوين سيئة
1. الشحنة
2. حل المشكلة
3. الاجتماع

الأن وبعد اختيارك للعنوان المناسب ننتقل للمحتوى.
المحتوى يجب أن يكون موجز قدر المستطاع ويفضل أن لايتجاوز خمس عبارات، وهذا لاينطبق على الرسائل التي تحتاج شرح أو تفصيل، وابتعد تماماً عن التفاصيل الغير مرتبطة بالموضوع الأساسي وعن النقد وكتابة الآراء الشخصية التي تحتاج عادة لنقاشات وردود مطولة.
اهتم بتوضيح الخطوط العريضة في الرسائل المطولة والتي تحتاج شروحات بحيث تكون واضحة للقارئ ويمكنك ايضاً الاستعانة بكتابة روابط أو تحميل ملفات صغيرة تحوي التفاصيل.
لا تهمل ابداً تنسيق البريد الإلكتروني فهذا يجعل قراءته أمراً مرغوباً ومحبباً.
تحدث برسمية مطلقة وبكلمات فصحى وابتعد تماما عن العبارات العامية التي نستخدمها في حياتنا اليومية فهي لاتناسب مجال الأعمال أبداً.
قم بقراءة البريد مراراً لتتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية.
تعلم اختيار عبارات التحية في بداية المحتوى والسلام في آخره بناءاً على علاقتك بالمتلقي ومنصبه الوظيفي.

مثال على محتوى سيئ:
أخوي وصلتني الكتب أمس بس في اثنين منها مو موجودة متا توصل؟
والكتابة الصحيحة تكون:
الأستاذ: أحمد عبدالله.
تم وصول شحنة الكتب الأحد 9/8 صباحاً ويتبقى لنا كتاب (علم الأحياء) وكتاب (ثقافات الشعوب).
ارجو إبلاغي بموعد استلامها، وشكرا.
أخيرا: اهتم بوجود توقيع لك في آخر كل رسالة إلكترونية يحوي اسمك ومعلومات التواصل التي ترغب بتقديمها كرقم الهاتف المكتبي أوالنقال أو رقم الفاكس وصندوق البريد أوموقع المؤسسة الإلكتروني وغيرها.

عند تطبيق هذه النقاط لن تتوقع أبداً وجود رسائلك في سلة المحذوفات.